Descripción General
Spiky Pulse otorga a los administradores un control preciso sobre quién puede acceder a las grabaciones y análisis de reuniones dentro de una organización. El acceso está regulado por dos configuraciones complementarias: la Privacidad de Reuniones, que determina cómo se comportan las reuniones privadas en toda la organización, y la Visibilidad Automática del Equipo, que controla si los miembros del equipo pueden ver automáticamente las reuniones de los demás.
Entender cómo interactúan estas dos configuraciones permite a los administradores configurar el equilibrio adecuado entre transparencia y confidencialidad para sus equipos.
Roles Clave y su Acceso Predeterminado
Antes de configurar el acceso, es importante comprender el comportamiento predeterminado de cada rol:
Administradores de la Organización — Pueden acceder a todas las reuniones de la organización, a menos que la Privacidad Estricta esté activa.
Gerentes de Equipo — Pueden acceder y editar las reuniones de los miembros de los equipos que gestionan, a menos que la Privacidad Estricta esté activa.
Miembros del Equipo — Solo pueden acceder a sus propias reuniones de forma predeterminada. Obtienen acceso a las reuniones de sus compañeros solo cuando la Visibilidad Automática del Equipo está habilitada.
Participantes de la Reunión — Siempre se añaden a la lista de acceso de las reuniones a las que asistieron, independientemente de la configuración de privacidad.
Nota: Los gerentes de equipo tienen acceso de edición a las reuniones. Cuando la Visibilidad Automática del Equipo está habilitada, los miembros del equipo se añaden solo como visualizadores.
Configuración 1: Privacidad de Reuniones
Dónde configurar: Ajustes → Organización → Permisos → Compartir → Privacidad de Reuniones
La Privacidad de Reuniones controla cómo se comportan las reuniones internas marcadas como privadas en toda tu organización.
Existen tres niveles:
Privacidad Estricta
El modo más restrictivo. Solo los participantes de la reunión y los usuarios añadidos explícitamente a la lista de acceso pueden ver una reunión.
Los administradores de la organización y los gerentes de equipo no pueden acceder a las reuniones privadas.
La Visibilidad Automática del Equipo se anula — aunque esté habilitada, no tiene efecto en las reuniones privadas.
Usa esta configuración cuando el contenido de la reunión deba permanecer completamente confidencial.
Privacidad Moderada
Un modo equilibrado. Los administradores de la organización siempre pueden acceder a todas las reuniones, pero los gerentes y miembros del equipo no pueden acceder a las reuniones privadas a las que no asistieron.
Los administradores de la organización pueden acceder a las reuniones privadas.
Los gerentes y miembros del equipo no pueden acceder a las reuniones privadas a las que no asistieron.
La Visibilidad Automática del Equipo no tiene efecto en las reuniones privadas bajo este modo.
Privacidad Desactivada
El modo más abierto. Las reuniones no pueden marcarse como privadas y el acceso está gobernado enteramente por la configuración de Visibilidad Automática del Equipo.
Los administradores de la organización pueden acceder a todas las reuniones.
Los gerentes de equipo pueden acceder a las reuniones de los miembros de su equipo.
Los miembros del equipo pueden acceder a las reuniones de sus compañeros solo si la Visibilidad Automática del Equipo está habilitada para su equipo.
La Privacidad de Reuniones siempre tiene prioridad. La Visibilidad Automática del Equipo no puede anular ni eludir las restricciones de privacidad.
Cómo Marcar una Reunión como Privada
Las reuniones individuales se pueden marcar como privadas directamente desde la página de Reuniones o desde la vista de detalle de la reunión.
Desde la lista de Reuniones
Ve a la página de Reuniones.
Haz clic en el menú de tres puntos (⋮) en el lado derecho de la fila de la reunión.
Selecciona Marcar como Privada.
Desde la vista de detalle de la reunión
Abre la reunión mediante el botón de Análisis.
Haz clic en el menú de tres puntos (⋮) en la esquina superior derecha de la página de la reunión.
Selecciona Marcar como Privada.
Una vez marcada como privada, la reunión estará restringida según el nivel de Privacidad de Reuniones activo de la organización.
La opción Marcar como Privada solo está disponible cuando la Privacidad de Reuniones está configurada en Privacidad Estricta o Privacidad Moderada. Cuando la privacidad está desactivada, las reuniones no pueden marcarse como privadas.
Configuración 2: Visibilidad Automática del Equipo
Dónde configurar: Ajustes → Organización → Personas y Equipos → pestaña Equipos → activar/desactivar Visibilidad Automática del Equipo (por equipo)
La Visibilidad Automática del Equipo controla si los miembros del equipo se añaden automáticamente a la lista de acceso de las reuniones a las que asistieron otros miembros de su equipo.
Cuando está Habilitada
Si un miembro del equipo tiene acceso a una reunión, todos los demás miembros del mismo equipo se añaden automáticamente a la lista de acceso como visualizadores.
Los gerentes de equipo conservan acceso de edición.
Los cambios aplican a reuniones pasadas y futuras.
El acceso solo se concede cuando el nivel de privacidad de la reunión lo permite.
Cuando está Deshabilitada
Los miembros del equipo no pueden acceder automáticamente a las reuniones de otros miembros.
Los gerentes de equipo conservan acceso de edición.
El acceso aún puede concederse manualmente mediante la opción Compartir en una reunión.
Solo los participantes de la reunión y los administradores/gerentes (según la configuración de privacidad) pueden acceder a las reuniones.
¿Quién puede gestionar esta configuración?
Solo los administradores de la organización y los gerentes de equipo pueden habilitar o deshabilitar la Visibilidad Automática del Equipo.
Cómo Funcionan las Dos Configuraciones Juntas
La tabla a continuación resume el efecto combinado de la Privacidad de Reuniones y la Visibilidad Automática del Equipo:
Resumen
La Privacidad de Reuniones es el control de acceso principal y siempre tiene prioridad.
La Visibilidad Automática del Equipo automatiza el acceso a nivel de equipo dentro de los límites permitidos por la configuración de privacidad.
Los administradores deben configurar primero la Privacidad de Reuniones y luego usar la Visibilidad Automática del Equipo para ajustar el acceso del equipo.
El acceso manual siempre puede concederse mediante la opción Compartir en cualquier reunión individual, independientemente de estas configuraciones.